Quảng Nam đột phá cải cách hành chính bằng đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin

Lãnh đạo tỉnh kiểm tra Trung tâm hành chính công.

Qua 01 năm hoạt động, đến nay Trung tâm đã đi vào hoạt động ổn định, nề nếp và bước đầu đã đạt được những kết quả đáng khích lệ. Người dân, doanh nghiệp đã quen với việc liên hệ giải quyết thủ tục hành chính tập trung tại Trung tâm. Môi trường, không gian làm việc khang trang, hiện đại, cán bộ và người dân giao dịch thân thiện, văn minh, lịch sử. Tất cả các TTHC được niêm yết công khai, minh bạch và có thể truy cập tra cứu trên hệ thống phần mềm qua mạng internet, tạo điều kiện thuận lợi cho tổ chức, công dân nắm bắt thông tin và giám sát việc giải quyết TTHC của các cơ quan liên quan. Qua kết quả khảo sát trực tiếp người dân, doanh nghiệp đến giải quyết TTHC tại Trung tâm cho thấy phần lớn hài lòng với mô hình này, mức độ hài lòng ngày một tăng lên, việc hướng dẫn, tiếp nhận và giải quyết TTHC từng bước đi vào nề nếp.

Có được kết quả khả quan như trên một phần nhờ ứng dụng CNTT trong hoạt động tại Trung tâm Hành chính công và Xúc tiến đầu tư tỉnh. Để giải quyết TTHC nhanh nhất, hiệu quả nhất, ngay từ khi Dự thảo Kế hoạch thành lập Trung tâm HCC, Ban Chỉ đạo Cải cách hành chính tỉnh đã giao Sở Thông tin và Truyền thông nghiên cứu tham mưu giải pháp về hạ tầng, mạng, thiết bị CNTT và hệ thống phần mềm phục vụ hoạt động của Trung tâm. Sau thời gian triển khai lắp đặt, đặc biệt là quá trình triển khai vận hành, hoàn thiện hệ thống phần mềm mất thời gian gần 01 năm, đến nay tại Trung tâm HCC tỉnh đã được lắp đặt các trang thiết bị hiện đại, ứng dụng công nghệ thông tin đồng bộ, đáp ứng được yêu cầu giải quyết công việc tại Trung tâm.

Hạ tầng CNTT đồng bộ, hiện đại

Về hạ tầng CNTT, hệ thống mạng, đường truyền, mỗi cán bộ, công chức tại Trung tâm được trang bị 01 máy tính cấu hình tương đối mạnh kết nối mạng để truy cập phần mềm, CSDL giải quyết công việc. Mỗi quầy giao dịch được trang bị 01 máy in, máy scan, máy điện thoại đáp ứng yêu cầu công việc. Ngoài ra, tại Trung tâm được đầu tư hạ tầng CNTT đồng bộ bao gồm hệ thống máy chủ, máy tính, mạng kết nối (internet, WAN), mạng nội bộ (LAN), màn hình hiển thị thông tin, hệ thống lấy số thứ tự xếp hàng tự động, thiết bị khảo sát sự hài lòng của tổ chức, DN... Tất cả các tầng tại Trung tâm đều được phủ sóng wifi, phục vụ kết nối nội bộ và cho công dân để truy cập internet. Vừa qua, tỉnh đã trang bị phần mềm Windows bản quyền, phần mềm diệt virut cho tất cả hơn 90 máy tính tại Trung tâm để đảm bảo an toàn thông tin, dữ liệu.

Khi công dân đến giao dịch, cán bộ tại Trung tâm sẽ hướng dẫn người dân đến kiosk để chọn lĩnh vực giải quyết và lấy số thứ tự xếp hàng. Sau khi chọn lĩnh vực, hệ thống sẽ in ra số thứ tự, số quầy, số tầng để người dân đến liên hệ công việc. Trên hệ thống loa sẽ thông báo thông tin mời người dân đến quầy giao dịch theo số thứ tự. Sau khi nộp hồ sơ xong, người dân có thể đánh giá thái độ, tinh thần phục vụ của cán bộ nhận hồ sơ bằng cách bấm vào nút hài lòng/không hài lòng được gắn tại bàn tiếp nhận hồ sơ của từng quầy.

Khi đến giải quyết thủ tục hành chính tại Trung tâm, người dân có thể tra cứu, tiếp cận các thông tin cần thiết về thủ tục hành chính cần giải quyết một số dễ dàng, nhanh chóng thông qua các kiosk thông tin, màn hình hiển thị. Chỉ cần vài thao tác đơn giản, chọn hoặc tra cứu, hệ thống sẽ cung cấp đầy đủ các thông tin về thủ tục hành chính, như quy trình giải quyết, thời gian, đơn vị xử lý và các biểu mẫu kèm theo để người dân nắm và thực hiện đúng ngay từ đầu.

Ngoài ra để tăng cường kỷ cương, kỷ luật hành chính, Trung tâm đã triển khai lắp đặt hệ thống camera giám sát tại tất cả các tầng, cho phép giám sát việc tiếp nhận xử lý hồ sơ của từng cán bộ công chức. Lãnh đạo và bộ phận giám sát (cán bộ Thanh tra công vụ, Ủy ban Kiểm tra Tỉnh ủy) thường xuyên giám sát việc thực thi công vụ, tinh thần phục vụ của cán bộ Trung tâm.

Với cách làm này, Trung tâm Hành chính công tỉnh Quảng Nam đã phát huy cao tính công khai, minh bạch, tạo sự yên tâm cho người dân, DN khi đến giải quyết các TTHC.

Hệ thống phần mềm hành chính công điện tử kết nối liên thông

Với áp lực giải quyết hồ sơ của các ngành, lĩnh vực cấp tỉnh với hơn 1.000 thủ tục hành chính, khối lượng công việc rất lớn, hoạt động của Trung tâm chắc chắn sẽ không thể thông suốt nếu không có hệ thống phần mềm hỗ trợ. Được sự quan tâm đầu tư của tỉnh, trong thời gian qua, Sở Thông tin và Truyền thông đã triển khai vận hành hệ thống phần mềm Hành chính công điện tử đáp ứng yêu cầu công việc tại Trung tâm Hành chính công tỉnh.

Đây là hệ thống phần mềm có chức năng và quy mô tương đối lớn và phức tạp với 12 phân hệ, bao gồm: Hệ thống một cửa điện tử; hệ thống Dịch vụ công trực tuyến; Hệ thống dashboard phục vụ lãnh đạo; Hệ thống tra cứu thông tin bằng mã vạch, kiosk (tra cứu các thủ tục hành chính công tại trung tâm; Hệ thống thông tin công khai tiến độ giải quyết hồ sơ, thủ tục (trên tivi); Hệ thống đánh giá mức độ hài lòng của người dân; Hệ thống tiếp nhận và trả kết quả giải quyết TTHC qua bưu điện; Hệ thống SMS thông báo tiến độ giải quyết hồ sơ; Hệ thống quản lý lưu trữ tài liệu; Hệ thống quản lý thu phí, lệ phí; Hệ thống xin lỗi người dân; Hệ thống kết nối, đồng bộ với các CSDL chuyên ngành và Hệ thống thanh toán trực tuyến.

Đến nay, hệ thống phần mềm đã triển khai kết nối liên thông dữ liệu giữa Trung tâm Hành chính công và 20 Sở, ban, ngành của tỉnh với tổng số lượng người dùng gần 1.000 tài khoản hoạt động thường xuyên, liên tục.

Theo đó, tất cả các hồ sơ của tổ chức, công dân nộp tại Trung tâm đều được cập nhật vào phần mềm để theo dõi, giám sát. Quy trình giải quyết của từng loại hồ sơ được cấu hình thiết lập sẵn trên hệ thống về các bước xử lý, thời gian xử lý, các giấy tờ kèm theo. Do đó, khi nhập hồ sơ, phần mềm sẽ kiểm tra đầy đủ, hợp lệ và lưu hồ sơ vào hệ thống, đồng thời kết xuất giấy biên nhận để hẹn trả cho người dân. Đồng thời phần mềm sẽ tự động tính mức phí phải nộp theo quy định. Sau khi người dân hoàn thiện thủ tục tại quầy sẽ đến bộ phận thu phí (nếu hồ sơ có phí) để nộp phí. Dữ liệu được đồng bộ trên hệ thống, do đó, mọi thông tin đã có sẵn, cán bộ thu phí in biên lai thu phí mà không cần nhập lại các thông tin như người nộp, tên hồ sơ, mức phí, … Đồng thời, dữ liệu sẽ được truyền về các Sở, ngành xử lý hồ sơ. Tại đây, cán bộ chuyên môn sẽ thẩm định, xử lý hồ sơ và cập nhật kết quả.

Sau khi có kết quả, kết quả giải quyết TTHC của cơ quan, đơn vị được cán bộ Trung tâm cập nhật vào phần mềm để xác nhận hoàn thành hồ sơ và trả trực tiếp cho tổ chức, cá nhân hoặc gửi qua đường bưu điện. Thời gian cán bộ Trung tâm xác nhận kết quả hoàn thành là cơ sở để đánh giá giải quyết hồ sơ đúng hoặc trễ hẹn.

Đối với những hồ sơ giải quyết vượt thời gian quy định, Trung tâm đều cập nhật vào phần mềm và thông báo công khai để các cơ quan, đơn vị, tổ chức, cá nhân biết; đồng thời phối hợp với các cơ quan, đơn vị để đẩy nhanh tiến độ thực hiện.

Qua kết quả hoạt động 01 năm, tính đến thời điểm hiện tại, Trung tâm đã đưa vào tiếp nhận và giải quyết hơn 1 nghìn thủ tục của 20 Sở, ban, ngành (chưa tính các thủ tục thuộc thẩm quyền giải quyết của các cơ quan thuộc ngành dọc). Các TTHC trước khi đưa vào Trung tâm đều được rà soát, đơn giản về thành phần hồ sơ, trình tự thủ tục và cắt giảm về thời gian giải quyết so với thời gian quy định của pháp luật. Các thủ tục hành chính (TTHC) đều được thực hiện theo quy trình cụ thể, trong đó quy định trách nhiệm và thời gian giải quyết cụ thể của từng cơ quan, bộ phận và được cập nhật và hệ thống phần mềm quản lý dưới dạng quy trình điện tử, đảm bảo công khai, minh bạch, rõ ràng về thẩm quyền và trách nhiệm. Nhờ đó lượng hồ sơ được giải quyết đúng và trước thời hạn đạt tỉ lệ rất cao từ 95 - 98%.

Tất cả các số liệu thống kê về tình hình giải quyết hồ sơ được tổng hợp, thể hiện trên màn hình giám sát và trên hệ thống dashboard phục vụ lãnh đạo. Qua đó, lãnh đạo tỉnh có thể giám sát, theo dõi tỷ lệ hồ sơ giải quyết đúng hẹn của từng đơn vị.

Ngoài việc tiếp nhận hồ sơ giấy trực tiếp như trên, hiện nay, Trung tâm đang đẩy mạnh triển khai cung cấp dịch vụ công trực tuyến mức độ 3,4. Trên Cổng dịch vụ công trực tuyến tại địa chỉ http://dichvucong.quangnam.gov.vn, đến nay đã cung cấp gần 300 dịch vụ công trực tuyến mức độ 3, cho phép tổ chức công dân nộp hồ sơ trực tuyến qua mạng mà không cần đến Trung tâm.

Với việc triển khai áp dụng đồng bộ hệ thống CNTT, phần mềm đã góp phần nâng cao hiệu quả công việc trong công tác giải quyết hồ sơ tại Trung tâm Hành chính công tỉnh. Đồng thời cho phép thực hiện các khâu hướng dẫn, tiếp nhận và thẩm định, giải quyết, luân chuyển hồ sơ, trả kết quả cho công dân, tổ chức được thực hiện chính xác, thuận tiện, nâng cao tỷ lệ hồ sơ đúng hẹn và sự hài lòng của tổ chức công dân.

Thùy Dung